Para o consumidor, o pagamento de uma compra com cartão de débito ou crédito é uma solução extremamente prática. Do lado de quem vende, porém, essa opção requer uma série de cuidados.
Na prática, o lojista precisa acompanhar todas as etapas entre o pagamento da compra e a confirmação dos depósitos referentes a cada uma dessas transações. O ideal é que esse processo se repita diariamente.
Mas, afinal de contas, como ganhar tempo na conciliação de cartões? Basicamente, são dois requisitos: executar esse processo com agilidade e precisão, buscando evitar que erros sejam cometidos. Continue a leitura e descubra como alcançar esse objetivo!
Relembre o que é a conciliação de transações com cartões
A conciliação de transações com cartões tem como objeto de análise os registros do sistema de vendas com cartões da sua empresa, que engloba a sua empresa, o fornecedor de TEF, a operadora de cartão e o banco, qualquer que seja o modelo de tecnologia utilizado: POS ou TEF.
A partir da análise das informações fornecidas nos relatórios, dentre outras, é possível descobrir:
- Diferenças entre o valor da transação e do valor creditado na conta da empresa pela operadora do cartão;
- Todos os cancelamentos solicitados pelo usuário e aceitos tanto pela operadora quanto pela empresa. Também as transações que, embora tenham sido processadas pelo ponto de venda, não foram aprovadas pela administradora do cartão;
- Se os valores de todas as vendas foram creditados na conta da empresa pelas operadoras de cartão, notadamente as parceladas, cujo controle é muito difícil de fazer manualmente;
- Divergências de taxas administrativas cobradas com as contratadas.
Qual o passo a passo para a conciliação manual de vendas?
Na conciliação de vendas com cartões manual, é necessário reunir todos os relatórios que contenham informações essenciais para um diagnóstico preciso sobre a situação das vendas, permitindo que eventuais problemas sejam identificados e solucionados.
Entre esses documentos estão o relatório das vendas efetuadas pela empresa ao longo de um determinado período (dia, semana ou mês). Também é importante arquivar os extratos de vendas e pagamentos emitidos pelas operadoras de cartão, além do seu extrato bancário.
O primeiro passo para esse processo é tomar o cuidado de registrar todas as vendas realizadas pelo estabelecimento. Entre as informações que você deve arquivar estão a data, o valor da venda e a forma de pagamento escolhida por cada cliente. O relatório de registro de vendas pode ser útil para diversos departamentos, não apenas para a conciliação.
Em seguida, é importante acessar os relatórios fornecidos pelas operadoras de cartão, que são disponibilizados na internet. Esse documento contém o valor bruto da venda registrado pela administradora, juntamente com as taxas que incidem sobre cada uma das transações e o valor líquido a que a empresa tem direito a receber.
De posse de todos esses documentos, inicia-se a fase de comparação dos diferentes extratos. Como dito antes é importante observar se os depósitos estão sendo realizados no prazo estipulado e se as taxas estão de acordo com o que foi determinado em contrato.
Se houver inconsistências no lançamento de vendas feito pela sua empresa, os erros devem ser identificados e corrigidos, tomando o cuidado para que os registros permaneçam intactos.
Por que a automação do processo permite ganhar tempo na conciliação de cartões?
Se, a essa altura, você já se convenceu da utilidade dessa prática, nós vamos explicar agora como a automação desse processo permite ganhar tempo na conciliação de cartões.
Executar esse processo de maneira manual é possível, mas esta é uma opção bastante trabalhosa, especialmente para as empresas que registram, diariamente, um alto volume de pagamentos com cartão. O tempo desperdiçado nessa atividade – o procedimento deve ser repetido para cada venda – poderia ser destinado a outras ações mais importantes.
Ao contratar uma solução de conciliação automática, como o SIMATEF CONCILIA, que funciona com ou sem integração ao software de gestão financeira, a solução identifica em tempo real as transações que precisam ser checadas, o que permite que o problema seja resolvido mais rapidamente. Paralelamente, fornece relatórios gerenciais que permitem a total conferência das operações efetuadas com cartões.
Você quer conhecer melhor os benefícios dessa solução? Entre em contato com os profissionais da Sotech e obtenha todo o apoio que você precisa para ganhar tempo na conciliação de cartões. Até a próxima!